Slik sparer du tid og penger med automatisk bokføring av innbetalinger

Publisert 16. april 2017 /

Av: Danske Bank

Har bedriften din mange innbetalinger hver måned? Bruker du tid og energi på å føre disse manuelt? Automatiser innbetalingene dine, så kan du heller bruke tiden på å skape verdier.

De fleste bedrifter bruker unødvendig mye tid på administrative oppgaver, som i løpet av et langt år kan bli en stor kostnadspost. Bruker du en time i uken på å føre innbetalinger vil det koste selskapet nesten 20 000 kroner årlig, om du regner ut fra en timespris på 400 kroner.

Integrer regnskapssystemet med nettbanken

Heldigvis finnes det effektive løsninger for å slippe dette. Så lenge regnskapssystemet støtter import av filer fra nettbanken, lar de aller fleste system seg integrere. Da kan nettbanken og regnskapssystemet dele informasjon og synkronisere alle innbetalingene til konto mot utsendte fakturaer. Automatisk bokføring vil også kunne spare deg for penger om du bruker et regnskapsbyrå, ettersom det reduserer antall timer byrået kan fakturere.

Eksempler på regnskapssystem som kan kobles opp mot nettbanken
  • Visma eAccounting
  • Mamut
  • Xledger
  • 24SevenOffice
  • Tripletex
  • Poweroffice GO
  • Uni Micro
  • Visma Business
  • Visma DI

For å automatisk identifisere innbetalingene dine er det hovedsakelig to ulike løsninger du kan velge mellom:

  • KID (også kalt OCR)

  • eGiro (også kalt Cremul)

 

Fakturering med KID

De fleste er kjent med KID-nummer på private fakturaer. KID er et unikt nummer som genereres av regnskapssystemet når en faktura lages. Det består som regel av kundenummer, fakturadato og et kontrollsiffer. Ved å benytte KID betaler kunden med dette nummeret i nettbanken, og regnskapssystemet vil kunne identifisere betalingene ved innbetaling. For eksempel kan du velge at en innbetaling skal avvises dersom den ikke har gyldig KID.

Når betalingen gjennomføres, vil den gå som normalt og bokføres din konto, men KID-nummeret vil fanges opp og legges i en datafil som regnskapssystemet ditt kan lese. Denne leveres i et intervall du selv bestemmer. Alt fra fire ganger om dagen til en gang i måneden.

Regnskapssystemet matcher alle innbetalingene automatisk. Får du flere betalinger på samme dag, vil disse betalingene samles i en såkalt sumpost. Det gjør at kontoutskriften blir enklere, men du må likevel hente ut filen for å identifisere betalingen, siden det ikke fremgår på selve kontoutskriften når KID blir aktivert.

Fakturering med eGiro

eGiro fungerer på samme måte som KID, men denne løsningen er i stand til å identifisere innbetalingen på flere grunnlag – for eksempel på fakturanummer, beløp eller avsenderens kontonummer. Fordelen er at løsningen klarer å gjenkjenne flere typer informasjon på innbetalingene. Nets, som formidler alle innlandsbetalinger i Norge, anslår at 95 prosent av alle betalinger fanges opp med dette systemet. Er det ekstra viktig for deg å slippe unna manuelt arbeid, er det mulig å kombinere eGiro og KID. eGiro er en nyere og mindre utbredt løsning, og støttes ikke av like mange regnskapssystemer som KID. Er du i tvil, anbefaler vi deg å ta kontakt med oss for å høre hvilket oppsett som passer din bedrift.

Andre fordeler ved løsningen

I tabellen til høyre kan du se eksempler på priser en slik løsning vanligvis vil innebære. Bruker selskapet ditt en del timer hver måned på bokføring, vil det raskt lønne seg å få på plass KID eller eGiro. I tillegg kommer andre fordeler som færre feilføringer, bedre oversikt og enklere oppfølging av utestående fakturaer.

Trykk på bildet for fullstendig prisliste

Effektiviserer også utbetalinger

For de fleste regnskapssystem vil en slik løsning også kunne føre til at utbetalingene bedriften har blir effektivisert. Dette skjer ved at utbetalingene, alle regninger og betalingsforpliktelser, legges inn i regnskapssystemet og sendes med en fil til nettbanken for kun å måtte godkjennes. Slik slipper du å registrere utbetalingene først i regnskapssystemet og deretter taste inn hver enkelt regning i nettbanken. Det betyr at ved å integrere av en av løsningene for effektivisering av innbetalinger beskrevet over, også sparer tid og penger på håndtering av utbetalingene bedriften må ta seg av hver måned.

 

Ønsker du rådgivning om et slikt oppsett for din bedrift?

Ta kontakt for en uforpliktende samtale




Kommentarer

There are no comments

Legg inn kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *



Flere artikler


Tips og råd til din bedrift

Generasjonsskifte – planlegg med hjertet

Av: Author Image Danske Bank

Mer enn 65% av bedrifter i Norge er familiebedrifter.* Noen bedrifter har planene klare om hvem som skal overta. I andre familiebedrifter kan dette være uavklart av mange forskjellige årsaker. Det viser seg at svært mange eierskifter forårsakes av uventede hendelser, plutselig hjertestans eller ulykker. Da kan det være lurt å ha tenkt igjennom arverekken på forhånd.

Les mer
Makronytt

Markedsturbulens, men ingen alvorlig krise

Av: Author Image Danske Bank

Alle regionale aksjemarkeder og sektorer ble rammet med kursfall de siste dagene, og i de fleste utviklede økonomier er avkastningen for i år betraktelig redusert.

Les mer
Smarte vaner

Derfor er sparing så vanskelig

Av: Author Image Danske Bank

Hjernen vår er ikke spesielt god til å prioritere langsiktig sparing. Det gjør dessverre ikke temaet mindre viktig. Her er ekspertenes beste tips for å overvinne naturen. 

Les mer