Slik sparer du tid og penger med automatisk bokføring av innbetalinger

Publisert 15. januar 2016 /

Av: Danske Bank

​Har du flere enn 25-30 innbetalinger i måneden, finnes det ikke lengre noen gode unnskyldninger for å føre innbetalinger manuelt. Manuell bokføring er tidkrevende, øker risikoen for feilføringer og gjør det vanskeligere å regelmessig følge opp purringer.

De aller fleste opererer i dag med et regnskapssystem når de fakturerer. Mange av disse støtter også import av filer fra banken, som automatisk synkroniserer alle innbetalinger på konto mot utsendte fakturaer.

Enkelt forklart kan man si at det finnes to forskjellige løsninger for å automatisk identifisere innbetalinger. Disse heter noe kryptisk som:

  • KID/OCR
  • eGiro Innbetaling pluss

Fakturering med KID

Mange av oss er fra før godt kjent med fakturaer med KID-nummer i privat sammenheng, men hvordan dette fungerer i praksis kan være noe ukjent.  KID er et unikt nummer som genereres av regnskapssystemet når en faktura lages. Man kan selv bestemme hvor langt et slikt nummer skal være (Mellom 3-25 siffer), men typisk består et KID-nummer av kundenummer, fakturadato og et kontrollsiffer.

Ved å benytte KID på dine fakturaer, vil kunden måtte betale med dette nummeret i sin nettbank og regnskapssystemet vil da identifisere betalingene ved innbetaling. Man kan selv velge hvorvidt en betaling skal avvises uten gyldig KID når kunden betaler. Når betalingen gjennomføres, vil betalingen gå som normalt og bokføres din konto, men KID-nummeret vil fanges opp og legges i en datafil som ditt regnskapssystem kan lese. Denne leveres i et intervall du selv bestemmer. Alt fra fire ganger om dagen til en gang i måneden. Regnskapssystemet vil da matche alle innbetalingene automatisk kun ved få tastetrykk. Siden hver faktura har et eget KID, er det heller ingen tvil om hva betalingen gjelder.

Om det gjøres flere betalinger til deg på samme dag, vil disse betalingene samles i en såkalt sumpost. Dette gjør at din kontoutskrift blir enklere, men man er helt avhengig av å hente ut filen man får tilsendt for å identifisere betalingen, da dette ikke fremgår på selve kontoutskriften når KID blir aktivert.  Ønsker du ikke at betalingen skal samles i sumposter, vil f.eks eGiro være en bedre løsning for deg.

Fakturering med eGiro/CREMUL

Egiro, eller CREMUL som det også kalles, fungerer på lik linje som med KID, men systemet er i stand til å identifisere betalingen på andre faktorer. Dette kan for eksempel være fakturanummer, beløp eller kontonummer til avsender. Du slipper med andre ord å benytte KID og du vil ikke oppleve at betalingene bunter seg i sumposter. Nets, som formidler alle innenlandsbetalinger i Norge, anslår at 95% av alle betalinger som gjøres, fanges opp med dette systemet. Ønsker man i enda større grad å sikre seg mot manuelt arbeid, er det mulig å kombinere eGiro og KID.

Egiro er noe mindre utbredt og støttes ikke av like mange regnskapssystemer som KID-løsningen. Er du i tvil, anbefaler vi deg å ta kontakt med din leverandør.

Økonomiske fordeler

Etter våre beregninger forsvares ekstrakostnaden ved løsningen når man passerer en 25-30 innbetalinger. Et viktig spørsmål å stille seg selv, er hvor mye tid man bruker på å bokføre betalingen. Bruker man noen timer hver måned og multipliserer dette med sin egen timepris, vil kostnaden fort komme opp i flere tusen per år. Du kan selv regne på dette ved å benytte nets sin lønnsomhetskalkulator.
I tabellen til høyre kan du se et oppsett på hva en slik løsning typisk koster. Du må gjerne ta kontakt med oss, så kan vi se på hvilke alternativer som er best for deg og hjelpe deg med å implementere løsningen.
Slik fungerer KID




Kommentarer

There are no comments

Legg inn kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *



Flere artikler


Tips og råd til din bedrift

Generasjonsskifte – planlegg med hjertet

Av: Author Image Danske Bank

Mer enn 65% av bedrifter i Norge er familiebedrifter.* Noen bedrifter har planene klare om hvem som skal overta. I andre familiebedrifter kan dette være uavklart av mange forskjellige årsaker. Det viser seg at svært mange eierskifter forårsakes av uventede hendelser, plutselig hjertestans eller ulykker. Da kan det være lurt å ha tenkt igjennom arverekken på forhånd.

Les mer
Makronytt

Markedsturbulens, men ingen alvorlig krise

Av: Author Image Danske Bank

Alle regionale aksjemarkeder og sektorer ble rammet med kursfall de siste dagene, og i de fleste utviklede økonomier er avkastningen for i år betraktelig redusert.

Les mer
Smarte vaner

Derfor er sparing så vanskelig

Av: Author Image Danske Bank

Hjernen vår er ikke spesielt god til å prioritere langsiktig sparing. Det gjør dessverre ikke temaet mindre viktig. Her er ekspertenes beste tips for å overvinne naturen. 

Les mer